Le succès des trois nouveaux secteurs de base du Conseil est lié à la présence d’une solide Section des services
ministériels. Pour assurer le fonctionnement efficace et efficient de ces nouveaux secteurs, le Conseil
rehaussera ses services ministériels dans les grands domaines suivants : finances, technologie de
l’information, administration, sécurité, ressources humaines, communications et
planification stratégique.
Principes de conception
La Section des services ministériels a été conçue pour que :
Nous comprenions les besoins de nos clients tant au Conseil qu’à l’extérieur et que nous fournissions à
ces clients des services de soutien professionnels et adaptés, avec rapidité et à-propos.
Nous fournissions au Conseil les meilleurs outils et le meilleur équipement possible afin qu’il puisse
remplir sa mission avec efficacité.
Nous comprenions bien le secteur d’activité de nos clients et que nous fournissions à ces derniers des
informations à jour et détaillées sur nos services et nos ressources.
Nous demandions le point de vue des clients et que nous y répondions.
Nous voulons favoriser le perfectionnement professionnel et les aspirations de tous les employés du
Conseil.
Nous soyons prêts à faire face aux crises et à les gérer efficacement.
Nous assurions la sécurité des renseignements confidentiels des demandeurs grâce à des politiques et à des
procédures efficaces qui limitent les bouleversements pour le personnel.
Nous fournissions un appui solide et des conseils pour tous les aspects des communications.
Nous maintenions l’image de marque de l’organisation.
Nous effectuerons nous-mêmes l’entrée des données financières.
4.1.1
En offrant des possibilités de formation sur le processus des Systèmes des applications de gestion
intégrée des ressources SAGIR (S.A.P.), afin de pouvoir entrer directement les données financières
dans les systèmes électroniques.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : Immédiatement Soutien : Non requis
En instaurant un projet pilote pour l’entrée directe des données financières, qui se fera
parallèlement avec le processus actuel de production de documents. (Actuellement, les documents
sont produits par le CCRMD et envoyés à Santé Canada qui se charge de les mettre sous forme
électronique.)
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Non requis
Indicateur de rendement
Un rapport sera produit après un mois d’entrée de données
En analysant les résultats du projet pilote (4.1.2) afin de déterminer
les modifications qui doivent être apportées à la procédure ainsi que les activités de formation
nécessaires pour pouvoir mettre en œuvre complètement le programme d’entrée de données financières
des SAGIR.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Toutes les directions et le bureau du directeur général
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion
En communiquant avec les ministères et avec les responsables pour les prévenir des changements
apportés par le CCRMD à la procédure d’entrée des données financières, et cela afin de déceler et
de régler toutes les questions relatives au pouvoir de signature qui pourraient nuire à la mise en
œuvre complète de la nouvelle procédure.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Non requis
Indicateur de rendement
Ce point est inclus dans la recommandation faite au Comité de gestion
(4.1.3)
4.1.5
En prenant les mesures qui s’imposent pour apporter les changements demandés dans les discussions
mentionnées en 4.1.4, et en mettant fin au processus de production de
documents dont il est question en 4.1.2.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Non requis
Indicateur de rendement
Le transfert complet à l’entrée électronique est fait
4.2
Nous élaborerons une proposition pour le recouvrement des coûts (alignée sur La trame du renouveau)
qui fera l’objet d’une présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor
4.2.1
En examinant le document « Renouvellement du Conseil : Le recouvrement des coûts » afin de
déterminer comment incorporer le plus efficacement possible les coûts engagés et les coûts prévus
pour la préparation du document sur les avis dans le modèle d’analyse financière du recouvrement
des coûts du CCRMD.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Direction des opérations
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.2.2
En continuant de participer au Comité de recouvrement des coûts entre les directions générales de
Santé Canada, pour se tenir au courant des autres propositions et des répercussions.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Directrice générale adjointe, Services
ministériels et d’Arbitrage Échéance : Activité continue Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
La participation aux activités du Comité est maintenue et les rapports pertinents sur le sujet ont
été préparés
4.2.3
En demandant et en coordonnant les observations des employés du CCRMD et en incorporant
leurs idées et leurs suggestions dans la mesure du possible
(1.2, 1.3,
2.2).
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : Activité continue Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté au Comité de gestion
4.2.4
En alignant les renseignements sur la Structure de planification, de rapport et de
responsabilisation (SPRR).
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : mars 2000 Soutien : Communications
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.2.5
En faisant une analyse financière des coûts et des revenus actuels du programme.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Communications
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
d’Arbitrage
4.2.6
En examinant la politique du Conseil du Trésor et en consultant d’autres départements et agences
sur le recouvrement des coûts et son application aux programmes qui sont dans
l’intérêt du public.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Services juridiques
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.2.7
En proposant un modèle de recouvrement des coûts qui permet de réduire ou d’éliminer les
activités de recouvrement des coûts liées à la vérification de la conformité des fiches signalétiques.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : avril 2000 Soutien : Section de la conformité des fiches signalétiques
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.2.8
En consultant les intervenants du CCRMD sur le modèle de recouvrement des coûts proposé.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : mai 2000 Soutien : Communications, Section des services à la clientèle
Indicateur de rendement
Les réactions des intervenants
4.2.9
En soumettant à l’approbation des membres du Bureau de direction, des recommandations concernant le
modèle de recouvrement des coûts proposé.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : juillet 2000 Soutien : Comité de gestion
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Bureau de direction
4.2.10
En soumettant au Secrétariat du Conseil du Trésor pour révision et approbation, un modèle de
recouvrement des coûts qui a été approuvé par le Bureau de direction.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : septembre 2000 Soutien : Communications, Comité de recouvrement des coûts
entre les directions générales de Santé Canada
Indicateur de rendement
Soumission faite au Secrétariat du Conseil du Trésor
4.3
Nous établirons et mettrons en œuvre une structure financière pour la reddition de comptes sur
les secteurs d’activité.
4.3.1
En déterminant les changements qui doivent être apportés pour rendre les activités financières
conformes à la SPRR des trois secteurs d’activité.
Importance Haute
Priorité Faible
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Communications, Comité de gestion
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et Arbitrage
4.3.2
En déterminant quelle est la meilleure façon de répartir les frais généraux de l’organisation.
Importance Haute
Priorité Faible
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Comité de gestion
Indicateur de rendement
Un rapport provisoire est présenté au Comité de gestion
4.3.3
En coordonnant les activités nécessaires pour la modification du plan comptable du CCRMD, avec
le personnel de Santé Canada, de manière à ce que les changements appropriés soient apportés aux
SAGIR et aux Comptes centraux du Canada.
Importance Faible
Priorité Faible
Responsable : Section des services ministériels Échéance : mars 2000 Soutien : Comité de gestion, Finances de Santé Canada
Indicateur de rendement
La nouvelle structure financière est en place
Technologie de l’information
4.4
Nous mettrons au point un site Web répondant aux besoins des intervenants.
4.4.1
En établissant un Comité chargé de la conception du site, qui développera une proposition à la
direction.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : décembre 1999 Soutien : Comité de gestion
Indicateur de rendement
Une proposition est présentée au Comité de gestion
4.4.2
En concevant le site Web du CCRMD.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : mars 2000 Soutien : Comité de gestion
Indicateur de rendement
Le site Web est en place
4.4.3
En établissant des procédures pour le maintien du site Web du CCRMD.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : mars 2000 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Les procédures finales sont établies
4.4.4
En suivant de près les réactions des clients au sein du Conseil et des clients de l’extérieur.
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion sur le repérage des courriels du site (semblable au
repérage des demandes de renseignements)
4.4.5
En suivant l’évolution de la technologie des sites Web dans le but d’améliorer constamment le site.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : Activité continue Soutien : Technologie de l’information
Indicateur de rendement
Activités continues et rapports suivis à la Directrice générale adjointe, Services ministériels
Arbitrage
4.5
Nous établirons un plan en matière de technologie de l’information pour faire en sorte que nos
systèmes et notre technologie soient à la fine pointe et qu’ils répondent à nos besoins.
4.5.1
En établissant un inventaire des installations actuelles.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : décembre 1999 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
La base de données du premier inventaire est terminée et est maintenue
4.5.2
En continuant à régler les questions liées à l’an 2000 à mesure qu’elles se présentent.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : Activité continue Soutien : Communications, Direction des opérations,
comité de Santé Canada pour la préparation à l’an 2000
Indicateur de rendement
Rapport final sur les initiatives liées à la préparation à l’an 2000 est présenté en janvier 2000
En établissant un processus qui permet de repérer les nouveaux produits ou services dans le
domaine de la technologie de l’information qui permettraient au CCRMD d’atteindre ses objectifs
généraux.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : Activité continue Soutien : Direction des opérations, Communications
Indicateur de rendement
Des mesures sont prises au besoin
4.5.4
En établissant un horizon prévisionnel pluriannuel pour le budget, en réponse aux questions
mentionnées en 4.5.3.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : mars 2000 Soutien : Direction des opérations
Indicateur de rendement
Un modèle prévisionnel est établi
4.5.5
En établissant une plate-forme de base minimale pour tous les employés afin de limiter le plus
possible le bouleversement du travail.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Non requis
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et Arbitrage
4.6
Nous explorerons les possibilités de commerce électronique.
En déterminant les besoins en tenant compte d’autres initiatives
(2.9.3).
Importance Faible
Priorité Faible
Responsable : Section des services ministériels Échéance : avril 2000 Soutien : Direction des opérations
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion
4.6.2
En examinant les questions juridiques qui pourraient empêcher la prestation complète des services
par voie électronique.
Importance Faible
Priorité Faible
Responsable : Services juridiques Échéance : juin 2000 Soutien : Section des services ministériels, Direction des opérations
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion
Administration
4.7
Nous réorganiserons le Système de gestion des dossiers.
4.7.1
En communiquant avec les employés des Archives nationales ou Santé Canada pour leur demander des
conseils sur la réorganisation du système de dossiers actuel.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 et activité continue Soutien : Archives nationales ou Santé Canada
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et Arbitrage
4.7.2
En déménageant nos dossiers actuels dans un endroit plus central, dans nos locaux, pour utiliser
ces locaux de façon optimale, accroître l’efficacité du maintien des dossiers des archives centrales
et rendre les dossiers plus accessibles aux utilisateurs.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Les dossiers et les classeurs sont déménagés
4.7.3
En faisant un sondage auprès des employés des trois secteurs d’activité et des Services juridiques
pour déterminer leurs besoins en matière d’archivage et pour obtenir des recommandations à ce sujet
afin que les activités des archives centrales répondent aux besoins du CCRMD.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Des recommandations sont présentées à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage et au Comité de gestion, s’il y a lieu
4.8
Nous constituerons un service central d’éditique pour le Conseil.
4.8.1
En effectuant un sondage auprès des membres du personnel pour déterminer leurs besoins en éditique.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Communications Échéance : décembre 1999 Soutien : Section des services ministériels, Direction des
opérations
Indicateur de rendement
Des recommandations sont présentées à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.8.2
En déterminant les activités d’éditique qui peuvent être exécutées au CCRMD avec efficacité,
compte tenu des priorités pour ce qui est du coût, de la commodité et des délais.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Communications Échéance : janvier 2000 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Une liste de critères est établie
4.8.3
En déterminant les changements qui doivent être apportés à la configuration des machines et des
logiciels actuellement utilisés.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Communications
Indicateur de rendement
Une recommandation est présentée à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.8.4
En établissant un échéancier pour la mise à niveau des ressources et pour tenir des discussions
sur le budget, au besoin.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Communications
Indicateur de rendement
Des recommandations sont présentées au Comité de gestion, s’il y a lieu
4.8.5
En déterminant la formation qui sera nécessaire pour pouvoir implanter des services d’éditique au CCRMD.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Ressources humaines Échéance : janvier 2000 Soutien : Communications, Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Des recommandations sont présentées à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.8.6
En donnant aux employés des démonstrations ou des exemples de services d’éditique internes afin
de favoriser et de faire connaître l’image de marque du CCRMD.
Importance Moyenne
Priorité Moyenne
Responsable : Communications Échéance : Activité continue Soutien : Section des services ministériels, Section des
services à la clientèle
Indicateur de rendement
Activité continue
4.9
Nous établirons un mécanisme de rétroaction qui permettra de vérifier si les Services ministériels
répondent aux besoins de nos clients.
4.9.1
En faisant, de façon continue, des mises à jour sur les questions qui se posent aux Services
ministériels dans le bulletin électronique destiné aux employés du CCRMD et en encourageant les
employés à faire connaître leur point de vue, s’il y a lieu.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : Activité continue Soutien : Section des services ministériels, tous les
employés
Indicateur de rendement
Le bulletin électronique est diffusé et des observations sont reçues
Sécurité
4.10
Nous examinerons la politique actuelle en matière de sécurité en vue de réduire les formalités
administratives tout en maintenant les niveaux de sécurité nécessaires.
4.10.1
En passant en revue les changements apportés au cours des derniers mois et cela en fonction des
modifications apportées à la structure de l’immeuble.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et Arbitrage
4.10.2
En demandant aux employés du CCRMD de donner leur point de vue, ce qui nous permettra de
déterminer s’ils ont des préoccupations au sujet de la procédure actuelle en matière de sécurité.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Des recommandations sont présentées à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.10.3
En demandant l’opinion des personnes de l’extérieur sur les questions telles que les exigences en
matière de sécurité physique, les considérations liées au processus et l’évaluation des risques, afin
de déterminer les besoins en matière de sécurité, de satisfaire aux exigences actuelles et futures
du gouvernement dans ce domaine.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Sécurité (Santé Canada), GRC
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.10.4
En passant en revue l’autorisation de sécurité de tous les employés et en indiquant les attentes et
les restrictions applicables aux employés.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : janvier 2000 Soutien : Ressources humaines, Communications, Direction
des opérations
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
4.10.5
En passant en revue la classification de sécurité des documents actuels du CCRMD et en modifiant
ou en diminuant cette classification s’il y a lieu.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Section des services ministériels Échéance : février 2000 Soutien : Le Bureau du directeur général et les deux
directions
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté à la Directrice générale adjointe, Services ministériels et
Arbitrage
Ressources humaines
4.11
Nous établirons un processus permettant de cerner plus facilement les besoins en formation, pour
l’organisation et pour chaque employé.
4.11.1
En élaborant et en mettant en œuvre une politique en matière de formation afin d’aider les
surveillants et les employés à établir un plan d’apprentissage et de cerner, de consigner et de
répertorier les activités d’apprentissage.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Ressources humaines Échéance : mars 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion
4.11.2
En cernant, pendant le processus de planification opérationnelle, la formation nécessaire pour
atteindre les objectifs du Conseil (c.-à-d. programmes de gestion des plaintes, programmes de
règlement des différends, formation relative aux commissions d’appel, etc.).
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Ressources humaines Échéance : mars 2000 Soutien : Tous les employés
Indicateur de rendement
Un rapport est présenté au Comité de gestion
Communications
4.12
Nous établirons une stratégie en matière de communications qui favorisera un véritable dialogue
avec les intervenants de l’extérieur.
4.12.1
En rédigeant un plan de communications pour le Conseil.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : janvier 2000 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Un plan de communications est établi
En établissant des normes de production et de qualité et des procédures connexes pour tous les
documents du Conseil qui sont destinés à l’extérieur.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : février 2000 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Un document sur les procédures est produit
4.12.3
En actualisant et en remaniant tous les documents actuels du Conseil qui sont diffusés à l’extérieur.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : avril 2000 Soutien : Section des services ministériels, Direction des
opérations, selon les besoins en information
Indicateur de rendement
Tous les documents sont à jour
4.12.4
En préparant de nouveaux documents pour l’extérieur, selon les besoins, en tenant compte des
procédures établies concernant la production et la qualité, selon 4.12.2.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : Activité continue Soutien : Section des services ministériels, Direction des
opérations
Indicateur de rendement
De nouveaux documents sont disponibles
4.13
Nous favoriserons l’établissement d’une culture organisationnelle qui met de l’avant les principes
d’ouverture, de transparence et de connaissance de l’organisation.
4.13.1
En créant un bulletin électronique mensuel, qui fera le point sur le processus de planification
stratégique et sur d’autres initiatives de l’organisation, en vue d’améliorer les communications
internes.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : décembre 1999 Soutien : Section des services ministériels, Comité de gestion
Indicateur de rendement
Un bulletin électronique est diffusé
Planification stratégique
4.14
Nous coordonnerons et suivrons la mise en œuvre du Plan de travail.
4.14.1
En finalisant le Plan de travail du Conseil.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Planification stratégique Échéance : décembre 1999 Soutien : Section des services ministériels, Comité de gestion
Indicateur de rendement
Le Plan de travail est établi
4.14.2
En coordonnant l’approbation et la diffusion du Plan de travail au Bureau de direction et au ministre
de Santé Canada.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Planification stratégique Échéance : janvier 2000 – Bureau de direction Soutien : Section des services ministériels, Comité de gestion,
Bureau du directeur général
Indicateur de rendement
Le Bureau approuve le Plan de travail et le transmet au ministre de Santé Canada
4.14.3
En suivant la mise en œuvre du Plan de travail et en faisant rapport sur la situation.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Planification stratégique Échéance : Activité continue Soutien : Directeur général adjoint, Opérations et
Directrice générale adjointe, Services ministériels et Arbitrage
Indicateur de rendement
Des rapports d’étapes sont produits tous les deux mois
4.15
Nous répondrons à toutes les exigences des organismes de l’extérieur.
4.15.1
En faisant des recherches et des contacts auprès de tous les organismes centraux (p. ex., le SCT)
afin de déterminer leurs exigences en matière de rapport.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : novembre 1999 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Un plan concernant la production des rapports annuels est établi
4.15.2
En élaborant un plan de communications interne et un échéancier pour répondre aux exigences
concernant la production des rapports annuels des organismes centraux.
Importance Haute
Priorité Haute
Responsable : Communications Échéance : décembre 1999 Soutien : Section des services ministériels
Indicateur de rendement
Un plan interne est établi